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假期規則設定後如何生成假期餘額
假期規則設定後如何生成假期餘額

為了確保生成正確的僱員額度,請詳細閱讀本篇文章。

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作者:Workstem CS
5 個月前已更新

當你完成假期規則的設定後,現在就需要開始為每一個僱員指定各自的假期規則了。為了確保生成正確的僱員額度,請詳細閱讀以下說明:

第1步 - 僱員列表

進入「假期餘額」後,你會看到僱員列表和假期類型。首次設定時,在假期規則這一列是空白的(見紅色方框),且沒有額度數據。

注意⚠️:這裏不會顯示假期額度計算方法為「無上限假期」的假期類型。

第2步 - 進入僱員的餘額詳情界面,為他選擇假期規則

選定僱員後按兩下欄目條或點擊「查看」可進入某個僱員的「假期餘額詳情」頁面。

為僱員選擇相應的假期規則,然後按一下右上角的「保存」。

用同樣的步驟,為每一個僱員指定適用的假期規則。

第3步 - 首次生成假期額度

為所有僱員指定假期規則後,系統會在24小時候後自動刷新額度。

如果你想立刻查看額度,可按右上角「重算」> 彈出的頁面中無需填寫任何信息,直接點「確認」,系統會為「假期額度」界面的所有假期類型,首次生成額度。

額度生成後,在僱員列表界面和額度詳情界面(右手邊)都會看到假期額度數據。

僱員列表界面:

額度詳情界面:

系統會根據你為僱員設定的假期規則生成當前日期的假期額度,例如:

  • 按年支付的假期類型,會一次性生成整年的額度

  • 按月支付的假期類型,僅生成當前月份的額度

注意 ⚠️:

1. 當前年度新入職的僱員,他們的假期額度和上一年之前入職的僱員可能會有所不同。例如按年支付,新入職的僱員會按比例計算(pro-rata),不會得到一整年完整的額度。

2. 系統第一次生成的額度,並不一定是僱員現時的準確假期餘額,因為:

  • 按月支付的假期,系統不會自動生成使用Workstem系統前的所有月份的假期額度

  • 很多僱員有可能在使用系統前,已經請假使用了部分的額度

此時,需要再透過手動調整,確保每位僱員在系統中的假期額度和實際情況匹配。

第4步 - 將假期額度調整至僱員當前的實際額度(重點)

針對不同的業務需求,有兩種方式可以完成手動調整:

1. 如果你只需要將僱員現有的實際額度同步到系統,之前的假期申請無需在系統中做記錄。最便捷的方式便是在僱員的「假期餘額詳情」頁面,做「新增調整」

操作步驟:

進入「假期餘額」頁面,選擇需要調整的假期類型(默認顯示第一個假期類型,可點擊假期類型名稱進行切換)。

接下來進入僱員的「假期餘額詳情」頁面 ,頁面下方看到「餘額變化記錄」 > 「新增調整」

輸入發生額和原因,按一下「保存」

發生額中輸入正數表示額度增加,輸入負數表示額度減少。保存後系統會更新可使用額度。

  • 如果系統算出來的可使用額度比實際的要少3天,你可以在發生額中輸入3

  • 如果系統算出來的可使用額度比實際的要多3天,你可以在發生額中輸入-3

系統會保存所有人手調整的記錄,包括操作時間、原因和發生額。

2. 如果你需要,將今年內包括使用系统之前月份的,每月假期額度,以及所有的假期申請,這一類的信息全部記錄在系統中,則可以透過「重算」的功能,生成之前月份的假期額度,並透過「假期申請」板塊將之前的請假記錄添加進來。

操作步驟1:生成其他月份的額度

  • 進入假期餘額界面,點擊右上角「重算」> 彈出運算頁面

  • 點開「進階」> 選擇運算開始時間(指定月份的最後一天)

  • 點一下「確認」,系統將指定月份的額度根據系統設定生成

  • 重複以上操作,完成多個月份的額度生成

  • 可以在僱員餘額詳情界面看到生成的記錄(說明:規則給予 / Sys Generated;原因:指定月份 Sys Create)

操作步驟2:將請假記錄添加進來。

進入「假期申請」,點擊「+ 新增申請」

核對僱員的假期額度無誤後,就可以指導僱員在手機App上申請假期了,我們為你準備了詳細的僱員培訓內容,請參考:

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