當你完成假期規則的設定後,現在就需要開始為每一個僱員指定各自的假期規則了。為了確保生成正確的僱員額度,請詳細閱讀以下說明:
第1步 - 僱員列表
進入「假期餘額」後,你會看到僱員列表和假期類型。首次設定時,在假期規則這一列是空白的(見紅色方框),且沒有額度數據。
注意⚠️:這裏不會顯示假期額度計算方法為「無上限假期」的假期類型。
第2步 - 進入僱員的餘額詳情界面,為他選擇假期規則
選定僱員後按兩下欄目條或點擊「查看」可進入某個僱員的「假期餘額詳情」頁面。
為僱員選擇相應的假期規則,然後按一下右上角的「保存」。
用同樣的步驟,為每一個僱員指定適用的假期規則。
第3步 - 首次生成假期額度
為所有僱員指定假期規則後,系統會在24小時候後自動刷新額度。
如果你想立刻查看額度,可按右上角「重算」> 彈出的頁面中無需填寫任何信息,直接點「確認」,系統會為「假期額度」界面的所有假期類型,首次生成額度。
額度生成後,在僱員列表界面和額度詳情界面(右手邊)都會看到假期額度數據。
僱員列表界面:
額度詳情界面:
系統會根據你為僱員設定的假期規則生成當前日期的假期額度,例如:
按年支付的假期類型,會一次性生成整年的額度
按月支付的假期類型,僅生成當前月份的額度
注意 ⚠️:
1. 當前年度新入職的僱員,他們的假期額度和上一年之前入職的僱員可能會有所不同。例如按年支付,新入職的僱員會按比例計算(pro-rata),不會得到一整年完整的額度。
2. 系統第一次生成的額度,並不一定是僱員現時的準確假期餘額,因為:
按月支付的假期,系統不會自動生成使用Workstem系統前的所有月份的假期額度
很多僱員有可能在使用系統前,已經請假使用了部分的額度
此時,需要再透過手動調整,確保每位僱員在系統中的假期額度和實際情況匹配。
第4步 - 將假期額度調整至僱員當前的實際額度(重點)
針對不同的業務需求,有兩種方式可以完成手動調整:
1. 如果你只需要將僱員現有的實際額度同步到系統,之前的假期申請無需在系統中做記錄。最便捷的方式便是在僱員的「假期餘額詳情」頁面,做「新增調整」
操作步驟:
進入「假期餘額」頁面,選擇需要調整的假期類型(默認顯示第一個假期類型,可點擊假期類型名稱進行切換)。
接下來進入僱員的「假期餘額詳情」頁面 ,頁面下方看到「餘額變化記錄」 > 「新增調整」
輸入發生額和原因,按一下「保存」
發生額中輸入正數表示額度增加,輸入負數表示額度減少。保存後系統會更新可使用額度。
如果系統算出來的可使用額度比實際的要少3天,你可以在發生額中輸入3
如果系統算出來的可使用額度比實際的要多3天,你可以在發生額中輸入-3
系統會保存所有人手調整的記錄,包括操作時間、原因和發生額。
2. 如果你需要,將今年內包括使用系统之前月份的,每月假期額度,以及所有的假期申請,這一類的信息全部記錄在系統中,則可以透過「重算」的功能,生成之前月份的假期額度,並透過「假期申請」板塊將之前的請假記錄添加進來。
操作步驟1:生成其他月份的額度
進入假期餘額界面,點擊右上角「重算」> 彈出運算頁面
點開「進階」> 選擇運算開始時間(指定月份的最後一天)
點一下「確認」,系統將指定月份的額度根據系統設定生成
重複以上操作,完成多個月份的額度生成
可以在僱員餘額詳情界面看到生成的記錄(說明:規則給予 / Sys Generated;原因:指定月份 Sys Create)
操作步驟2:將請假記錄添加進來。
進入「假期申請」,點擊「+ 新增申請」
核對僱員的假期額度無誤後,就可以指導僱員在手機App上申請假期了,我們為你準備了詳細的僱員培訓內容,請參考:
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