不管是新創建的假期規則,還是系統自帶的假期規則,都需要回到假期規則中的第4頁 - 「添加假期類型」頁面,對假期類型逐個檢查,修改或新增。
在假期規則設定第1步的教程中,我們講到假期的額度計算有5種方法。根據不同的計算方法,需要做不同的設定。
下面我們用四種案例,為你做詳細設定說明。
1. 年假 - 按年資調整假期
在詳細設定頁面,我們可以先去做額度的設定:
如果你公司每個僱員入職即享有年假,每年的額度固定天數(如12天),只需點擊「添加」,按下圖輸入:
如果你公司的年假根據入職滿多少年後(年資額度)有所增加,例如剛入職享有12天,工作每滿一年增加1天,上限為15天。你可以按下圖,逐個添加:
額度設定好後,接下來看「假期按比例計算方法」部分。我們用一個案例來教你如何進行正確的設定。
假設你公司的年假制度如下:
僱員入職第一年,享有12天的年假額度。年中新入職的僱員,年假需要按本年總在職天數和本年總日曆天數(365/366)按比例折算年假額度
年假的額度按月發放,每月的額度在月初生成及供僱員申請
公司採用自然年作為年度週期,從1月1日起算,到12月31日為一個年度
根據以上的年假制度,在系統中的設定如下(紅色圈的項目代表需要根據你公司的實際情況做設定,紅色圈的項目是提醒你一般慣例是這樣操作,如有需要可再做調整):
以上各項設定的詳細說明:
1. 生成頻率:
按月生成,就是把整年的額度,按照12個月,逐月給僱員
按年生成,就是一次性把整年的額度生成給僱員
2. 發放假期時間:選擇週期起始日或週期結束日
這裏的週期和「生成頻率」是相關連的。如果生成頻率選擇了按月,週期即為一個月。如果生成頻率選擇了年,週期即為一年
選擇「週期開始日」,則表示在每月或每年的第一天就發放當前月/年額度
選擇「週期結束日」,則表示在每月或每年的最後一天才發放當前月/年額度
3. 假期年開始時間為 (Leave Year):
系統默認用自然年,意思是每一年的1月1號為開始時間,12月31日為結束時間
大部分的公司都是按照自然年來計算假期,如果你公司有不同的週期,可以在這裡調整開始時間
4. 假期餘額顯示至幾位小數點和進位規則:這裏指假期額度計算結果精確到幾位小數點,如何取整。
例如,當月的年假額度在系統中的計算結果分別為1.3456天 / 1.564天,如果設定0位小數點,額度生成後顯示的結果分別為:
進位:2天 / 2天
四捨五入,1天 / 2天
截取: 1天 / 1天
注意⚠️:香港慣例選擇0位小數點和「進位」方式
5. 該週期所得假期的計算公式:判斷新入職的僱員,如何根據他們的入職日期按比例生成週期內(跟生成頻率的選擇關聯,按月或按年)的年假餘額。
365(固定):一年內總日曆天數取固定值
365/366(閏年自動處理):系統自動判斷當前年度的總日曆天數
260/261(閏年自動處理):系統自動判斷當前年度總工作日的日曆天數
260(固定):一年內總工作日的日曆天數取固定值
365.25(閏年平均數):以四年為單位算出的年平均總日曆天數
6. 僱員入職多久後能申請(天):默認是「0」,表示僱員入職第一天就可以申請該假期。如果設定「60」,則表示僱員入職60天後才能申請該假期類型。要注意的是,不能申請並不代表沒有額度,只是系統在這段時間內會根據勞工法的要求給僱員生成相應的額度,僱員需要等試用期結束後,才可以進行申請的操作
7. 最小請假時長:如果假期計算單位為天,這裏輸入「0.5」,則表示該假期最小請假時長為0.5天。
8. 假期結餘轉移至下一年度和可轉移的最大限額:
不開啟則表示年假的額度必須在當年全部申請完,如果有沒有用完的額度下一年不可以繼續申請
開啟則表示當年沒有用完的年假額度可以轉至下一年繼續使用。在「可轉移的最大限額」裡設定「5」,代表可以將當年不多於5天的剩餘年假額度結轉到下一年繼續使用
其他設置項 (默認)
9. 僱員超額申請:默認為否,表示當額度不足時不能申請該假期類型。如果允許僱員提前或者超額請假,可以打開這個開關。
10. 僱員連續申請期間內,若日期為非工作日或公眾假期,亦需要以正常天數計算,作扣除餘額的處理:默認為否,表示連續申請期間的休息日或公眾假日不會算作請假,不會扣除假期餘額。
11. 限制僱員申請日期:默認為否,表示不限制僱員的申請日期,僱員隨時可申請該假期;如果選擇「是」,則可以按一下「新增」,添加開始日期和結束日期,用於限制該假期的申請日期,表示僱員不能在這段時間內申請該假期。
2. 福利病假(有薪) - 按年或月固定配額假期
用全薪病假 (Full Paid Sick Leave)為例,很多公司都會給予僱員每月1-2天,累積每年12-24天的全薪病假(獨立於連續性病假類型)。
如果是按月發放,每月給予2天,月底生成額度。可以參考這個設定:
如果是按年發放,每年給予24天,年初生成額度。可以參考這個設定:
其他的項目,可以參考之前的年假(按年資的假期額度)設定。
3. 分娩假(產假) - 一次性假期
根據香港勞工法例,符合條件的僱員,一共能享受14星期的有薪產假。
所以在額度設定這裏,填入「98」
有薪產假在入職40星期後才能申請,所以在這裏填入「280」天
由於產假時間長,包含了週末和公眾假期,所以這裏的設定建議打開
4. 無薪假 - 無上限假期
既然是無上限假期,所以無需再做額度相關的設定,只需要設定:
入職多少天後才能申請,最少請假時長
週六週日放假,會否也算額度
是否有指定的日期不可以請假
重要提醒⚠️:
無上限假期類型,沒有額度,不會出現在系統中的「假期餘額」界面
無上限假期類型,不會顯示在僱員App的「查看額度」界面,僅在申請時的下拉菜單可見
確認假期規則設定完成後,你可以開始為僱員指定假期規則並生成假期額度了,具體操作可以參閱《假期設定第4步:生成假期額度》
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