文章核心要點:
有四項基礎設定,需要按照步驟完成,才能生成額度
額度正確後,才開始讓僱員請假
假期申請記錄不能只依賴於僱員自助服務,還需HR做日常管理
4項基本設定
我們先來看一下,在僱員能正式開始申請假期之前,4個重要的設定是什麼:
1. 假期類型的設定
「假期類型」簡單來說,就是僱員能享受的所有假期種類。你需要確保你公司適用的所有假期類型,都被添加進來。
常見的假期類型如年假,病假,產假,事假,補休假等11種通用假期類型已預先設定在系統中,可以直接使用/修改。系統還支持添加自定義假期類型。
2. 假期規則的設定
「假期規則」簡單來說,就是公司如何給予僱員應得假期權益的規則和方法。可以根據你公司的具體規定來設定,可以為不同僱員設定不同的假期規則。應用場景例如:
管理層和普通職員,享受不同的假期種類和不同的年假額度
兼職和全職的僱員,享有不同類型的假期種類
銷售類型和辦公室類型的全職僱員,享受不同額度的年假
3. 為不同的假期類型設定額度生成規則
假期規則中,我們需要做好假期額度的設定。拿年假作為例子,你需要設定的一些項目包括:
年假額度,會否隨年資逐年遞增
按月還是按年生成額度
針對年中入職的僱員,如何讓系統按比例計算 (pro-rata) 應得假期額度
試用期多長,試用期內是否可以請假
上一年的額度是否能帶入下一年
⚠️ 只有以上的設定準確後,才能為僱員生成正確的額度
4. 首次生成假期額度
規則設定好之後,需要把假期規則對應到每一個僱員身上,確定哪個僱員根據哪一套規則來享受假期權益。安排好僱員的假期規則後,系統會按照目前所在月份,首次生成從當月起計算的假期額度。使用系統前的假期餘額,可以透過手動調整的方式輸入系統。
確保所有的僱員額度準確後,就可以讓僱員正式開始請假了。
透過手機App請假和審批
我們有主管App和僱員App,支援僱員的自助服務 (ESS)。
請假:僱員是可以透過僱員App,看到自己所有的帶薪假期權益及餘額。可以隨時透過手機App進行假期的申請。支援上傳附件 。
審批:主管是可以透過主管App,即時看到下屬的假期申請記錄以及詳細申請信息,隨時隨地透過手機App審批。支援填寫審批理由。
手機App默認的審批流程是:主管審批自己直接下屬的請假申請
想要了解更多關於審批流程的信息,可以閱讀系統審批流程詳細說明。
HR的日常維護和管理
由於假期的數據,直接影響薪酬的準確性。除了僱員和主管透過手機App做日常的工作外,HR和老闆也是需要在後台進行假期申請和假期額度的管理。其中包括:
審批假期 - 同意或拒絕申請
刪除申請記錄
修改假期申請的信息,比如調整假期類型,修改日期和天數
查看僱員的所有假期額度,導出相關數據
清楚假期功能的重要事項後,現在可以開始根據我們專門準備的詳細設定教程,為你的僱員進行假期的設定吧😉
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