第一步 維護“eMPF僱主ID”
“eMPF僱主ID”是僱主註冊eMPF賬戶後，在eMPF平台獲取和查看的ID編碼，它在Workstem中將用於鏈接eMPF平台，以便於通過API將供款數據發送給eMPF平台。
第二步 鏈接eMPF平台
在【系統】-【接口】中，點擊eMPF的【設置】，在彈出的窗口中點擊【開始使用】，將會根據第一步中的“eMPF僱主ID”關聯到僱主的eMPF平台。
第三步 根據eMPF的要求，維護僱員的關鍵信息
根據eMPF的要求，需要維護僱員基本信息、僱傭信息和保險福利檔案信息。
請參考本文章中最下方的附錄和鏈接，了解eMPF對僱員信息填寫的要求，以及各項信息在系統中的取值邏輯。
維護僱員的基本資料和僱傭資料
維護僱員的保險福利檔案的信息
維護僱員的薪酬規則的薪酬規則ID
在系統的【薪酬】-【設置】-【薪酬規則】中設定每個薪酬規則的“薪酬規則ID”。
“薪酬規則ID”對應著eMPF要求字段中的“工資組別”，是一個必填項，請務必和eMPF平台中定義的“工資組別”名稱一致。
eMPF平台中查看工資組別的位置：
第四步 維護保險福利方案（即MPF 計劃）信息
在【保險福利】的【設置】中，“計劃名稱”、“計劃註冊編號”需要按MPF計劃已轉移至eMPF平台後，eMPF中要求的名稱和計劃註冊編號填寫（eMPF官方模板文件說明中已提供，Workstem也已內置，可直接進行選擇）
另外，如果已經開始使用eMPF提交供款，原“僱主參與編號”的位置，現在需要將“eMPF僱主賬戶號碼”填寫在其中，不需要填寫“僱主參與編號”。
eMPF賬戶中查看“僱主賬戶號碼”的位置：
第五步 計算薪酬，生成供款數據
在【薪酬】-【薪酬運算】中，計算出薪酬結果以及供款數據
第六步 查看供款記錄數據和供款總覽數據
在【保險福利】-【檔案】-【查看】一位僱員 - 在【供款記錄】頁面查看計算出的供款結果。有必要時可作出修正。
在【保險福利】-【概覽】中查看每個MPF計劃下每個月的供款統計結果
第七步 點擊【生成】生成提交供款數據的準備文件
由於系統不僅支持使用CSV文件提交供款，也支持使用API提交供款數據，因此有必要在選擇最終的提交方式之前，讓系統生成一個包含eMPF規定字段和數據的準備文件，叫做“報文”。它會在被生成時按已經設定的邏輯在系統裡取值，你可以通過它來對生成的eMPF數據進行提前檢查。
點擊【保險福利】-【概覽】中的【生成】：
在彈出的窗口中，選擇需要生成“報文”的MPF計劃、週期和供款日：
成功生成報文後，對應保險福利計劃和對應週期右側的“報文生成狀態”將會顯示綠色的對號：
第八步 檢查eMPF供款數據是否正確
可以在【保險福利】-【概覽】中，點擊想要檢查的MPF計劃和週期記錄右側的【報文】，來下載報文文件（json格式），檢查其中的字段和數據是否正確。
您也可以點擊想要檢查的MPF計劃和週期記錄右側的【查看】，檢查具體每位僱員的供款結果。其中在【eMPF記錄】頁面中可以查看按eMPF規則的字段和順序顯示的供款數據，來檢查其中的數據是否符合預期的結果。
第九步 選擇提交方式並提交供款數據
如果已經生成報文，且檢查供款數據無誤後，在【保險福利】-【概覽】頁面，點擊概覽記錄右側的【提交】，即可在彈出的頁面中選擇供款提交方式，可選擇CSV或API中的一種提交方式：
選擇“CSV”的提交方式，則會根據報文中的信息，生成包含eMPF供款數據的CSV格式的上傳文件，可以直接使用此文件上傳至eMPF平台提交供款。
選擇“API”的提交方式，將會彈出API提交供款數據的進度窗口，並顯示上傳成功或失敗的結果。
如果通過API提交供款時，界面上方提示“供款數據已提交”，則代表當前報文的數據已通過API提交過，當發生這種情況，或者僱員的供款數據和僱員信息已發生改變，則需要點擊當前MPF計劃和週期記錄右側的【刪除】，來刪除當前已生成的報文，而後點擊【生成】來生成新的報文和eMPF供款數據。
第十步 查看提交記錄和提交結果
每次成功發起API提交供款的流程後，無論成功或失敗，都會將提交的時間、成功或失敗以及eMPF通過接口返回的提交結果進行記錄。可以在點擊【查看】後的【提交記錄】頁面查看：
點擊【查看結果】就可以看到eMPF返回的詳細結果，包含提交失敗時的具體原因：
如果提交失敗，則在重新調整相關數據和信息後，需要在【保險福利】-【概覽】中點擊當前MPF計劃和週期記錄右側的【刪除】，來刪除當前已生成的報文，而後點擊【生成】來生成新的報文和eMPF供款數據，而後重新嘗試提交。
以上十步即可完成eMPF相關的信息維護和供款提交的整個流程。
附錄一 eMPF規定字段以及系統內取值邏輯
第一部分 一般資訊
一般資訊為每次供款必須填寫的部分，無論“僱員狀態”為“N”（New，新僱員）、“E”（Exist，在職僱員），還是“T”（Termination，離職僱員）。
字段名稱 | 報告中格式要求 | 條件 | 定義 | 系統內取值邏輯 | 示例 |
Scheme Registration No./計畫註冊號碼 | String (10) | 必選 | eMPF 平臺為每個受託人計畫分配的唯一註冊編號。 | 【保險福利】-【設置】-【計畫註冊編號】 | MT12345 |
Employer Account No./僱主帳戶號碼 | Numeric (15,0)作為“eMPF僱主帳戶號碼時”，為不超過15位的數字 | 必選 | 僱主在 eMPF 平臺的唯一帳號，需與提交的供款記錄一致。 | 【保險福利】-【設置】中更名後字段“eMPF僱主帳戶號碼（僱主參與編號）” | 3777463656273 |
Payroll Group ID/工資組別編號 | String (20) 僅能為英文或數字 | 條件必選（若有多個工資組） | 僱主用於分類員工的標識（如部門、供款頻率）。若有多個工資組，必須填寫。 | 【僱員】-【僱傭及薪酬資訊】中“薪酬規則”在【薪酬】-【設置】中相應的“薪酬規則ID” | MLY |
Department Code/部門編號 | String (50) 僅能為英文和數字 | 可選 | 員工所屬部門代碼，僅作僱主參考，不影響供款計算。 | 【員工】-【僱傭及薪酬資訊】-“部門”在【公司】-【部門】中對應的“編號” | HRD |
Payroll Contribution Period Start Date/工資供款期開始日期 | YYYYMMDD | 必選 | 工資供款週期的起始日期。 | 生成XML檔時選擇的“週期”月份的首日 | 20221201 |
Payroll Contribution Period End Date /工資供款期完結日期 | YYYYMMDD | 必選 | 工資供款週期的結束日期。 | 生成XML檔時選擇的“週期”月份的結束日 | 20221231 |
Contribution Day/供款日 | YYYYMMDD | 條件必選（僅行業計畫臨時工） | 行業計畫臨時工的供款日（若選擇 “下一個工作日” 供款）。 | 【保險福利】-【檔案】-”帳戶類型“為”CEE“時，填寫生成XML檔時選擇的”供款日“ | 20230110 |
Employee Account Type /受僱類型 | String (3) | 必選 | 員工類型： - CEE：臨時工 - REE：正式員工 | 【保險福利】-【檔案】-”帳戶類型“ | REE |
ID Type/身份證明類別 | String (20) | 必選 | 身份證明類型： - HKID：香港身份證 - PASSPORT：護照（無香港身份證時使用） | 【員工】-【個人資料】-【身份證/護照號碼】中的前一資訊欄，如果為“ID Card”，則填入“HKID”，如果為“PASSPORT”，則填入“PASSPORT” | HKID |
ID No./身份證明號碼 | String (50) | 必選 | 香港身份證號（含校驗位，無括弧）或護照號。 | 【員工】-【個人資料】-【身份證/護照號碼】中的後一資訊欄 | E3649125 |
Date of Employment/受僱日期 | YYYYMMDD | 必選 | 員工入職日期。 | 【員工】-【僱傭及薪酬資訊】-”入職日期“ | 20121231 |
Member's Status/成員狀態
| String (1) | 必選 | 成員狀態： - N：New，新員工 - E：Exist，現有員工 - T：Termination離職員工 | 僱員首次做出供款的報告中所有記錄，即入職未滿60天的供款週期月份和剛入職滿60天當月，都填寫”N“
僱員入職已滿60日的第二個月（首次供款完之後，以及之後沒有離職日期的供款週期月份，填寫”E“。
僱員存在離職日期，且供款週期在離職日期所在月份內，填寫”T“ | E |
第二部分 成員供款資料
成員供款資料部分是僱員存在供款數據需要提交時必須按條件填寫的欄位。
字段名稱 | 格式 | 條件 | 定義 | 系統內取值邏輯 | 示例 |
Member Account No./成員帳戶號碼 | Numeric (15,0) | 條件必選（同一僱主 / 工資組下有多個活躍帳戶時） | 員工在 eMPF 平臺的唯一帳戶號。若無多個帳戶，可留空，平臺將通過身份證號碼識別。 | 留空 | 22983883092 |
Staff No./職員編號 | String (20) | 可選 | 僱主內部員工編號，僅作參考，不影響供款計算。 | 【員工】-【個人資料】-“員工編號” | AG55446576 |
Member Contribution Period Start Date/成員供款期開始日期 | YYYYMMDD | 條件必選（有供款或附加費時） | 供款週期的起始日期（若需補繳多期，需分別填寫）。 | 【保險福利】-【檔案】-【檔案詳情】-【供款記錄】-當前供款數據所在“週期”的開始日期 | 20220201 |
Member Contribution Period End Date/成員供款期結束日期 | YYYYMMDD | 條件必選（有供款或附加費時） | 供款週期的結束日期。 | 【保險福利】-【檔案】-【檔案詳情】-【供款記錄】-當前供款數據所在“週期”的結束日期 | 20220228 |
No. of Working Days/工作日數 | Numeric (3,0) | 條件必選（僅行業計畫臨時工） | 行業計畫臨時工在供款週期內的工作天數。 | 【保險福利】-【檔案】-”帳戶類型“為”CEE“時，填寫當前供款數據所在“週期”內的薪酬專案“MPF Working Days”總和。
結果為0時，報告中留空 | 3 |
Working Period Start Date/工作期開始日期 | YYYYMMDD | 條件必選（僅行業計畫臨時工） | 臨時工的工作週期起始日期。 | 【保險福利】-【檔案】-【檔案詳情】-【供款記錄】-當前供款數據所在“週期”的開始日期 | 20121201 |
Working Period End Date/工作期完結日期 | YYYYMMDD | 條件必選（僅行業計畫臨時工） | 臨時工的工作週期結束日期。 | 【保險福利】-【檔案】-【檔案詳情】-【供款記錄】-當前供款數據所在“週期”的結束日期 | 20121231 |
Relevant Income/有關入息 | Numeric (18,2) | 條件必選（除特定行業臨時工外，有供款時） | 計算強積金的所有貨幣收入（包括工資、獎金等）。 | 【保險福利】-【檔案】-【檔案詳情】-【供款記錄】-當前供款數據所在“週期”的“相關入息”
結果為0時，報告中留空 | 23000.5 |
Basic Salary/基本薪金 | Numeric (18,2) | 可選 | 基本工資（若自願供款基於基本工資計算時需填寫）。 | 【員工】-【僱傭及薪酬資訊】-”基本薪資“ | 23000.5 |
Employer's Mandatory Contribution/僱主強制性供款 | Numeric (18,2) | 條件必選（僱主需繳納時） | 僱主強制性供款金額。 | 【保險福利】-【檔案】-【檔案詳情】-【供款記錄】-當前供款數據所在“週期”的“僱主強制供款”
結果為0時，報告中留空 | 1150.03 |
Employee's Mandatory Contribution/僱員強制性供款 | Numeric (18,2) | 條件必選（員工需繳納時） | 員工強制性供款金額。 | 【保險福利】-【檔案】-【檔案詳情】-【供款記錄】-當前供款數據所在“週期”的“僱員強制供款”
結果為0時留空。 | 1150.03 |
Employer's Voluntary Contribution/僱主自願性供款 | Numeric (18,2) | 可選 | 僱主自願供款金額。 | 【保險福利】-【檔案】-【檔案詳情】-【供款記錄】-當前供款數據所在“週期”的“僱主自願供款”
結果為0時，報告中留空 | 1200 |
Employer's Voluntary Contribution 2/僱主自願性供款2 | Numeric (18,2) | 可選 | 僱主第二自願供款帳戶金額（適用於多自願規則的計畫）。 | 留空 | 1200 |
Employee's Voluntary Contribution/僱員自願性供款 | Numeric (18,2) | 可選 | 員工自願供款金額。 | 【保險福利】-【檔案】-【檔案詳情】-【供款記錄】-當前供款數據所在“週期”的“僱員自願供款”
結果為0時，報告中留空 | 1000 |
Employer's Surcharge/僱主附加費 | Numeric (18,2) | 可選 | 僱主附加費（逾期供款產生的費用）。 | 【保險福利】-【檔案】-【檔案詳情】-【供款記錄】-當前供款數據所在“週期”的“僱主附加費”（見需求內容1）
結果為0時，報告中留空 | 57.75 |
Employee's Surcharge/僱員附加費 | Numeric (18,2) | 可選 | 員工附加費。 | 【保險福利】-【檔案】-【檔案詳情】-【供款記錄】-當前供款數據所在“週期”的“僱員附加費”（見需求內容1）
結果為0時，報告中留空 | 57.75 |
Total Amount/總額 | Numeric (18,2) | 條件必選（有供款或附加費時） | 總金額（強制性 + 自願性供款 + 附加費）。 | 前面“僱主強制性供款”+“僱員強制性供款”+“僱主自願性供款”+“僱員自願性供款”+“僱主附加費”+“僱員附加費”的總和
結果為0時，報告中留空。 | 6415.56 |
第三部分 新成員資料
當僱員的“成員狀態”為“N”時，“新成員資料”部分需要根據字段的條件必須填寫。
（1）特別地，當僱員在當前供款週期還未僱傭滿60天，無需出現在當前週期的【供款概覽表】和【供款明細表】中。在剛僱傭滿60天的供款週期月份，需要連同還未僱用滿60天的供款週期同時做出供款（即沿用當前規則），這幾條記錄的“成員狀態”都需要填寫為“N”，並且都需要填寫“新成員資料”部分的資訊。
（2）“成員狀態”不為“N”時，“新成員資料”部分的資訊需要留空。
字段名稱 | 格式 | 條件 | 定義 | 系統內取值邏輯 | 示例 |
Gender/性別 | String (1) | 條件必選（Member's Status為 “N” 時） | 性別標識： - M：男 - F：女 - U：中性 - O：無資訊 | 【員工】-【個人資料】-“性別” “性別”為“Male”時，填寫“M”；“性別”為“Female”時，填寫“F”，為空時填寫“O”。 | M |
Surname (English)/姓氏（英文） | String (100) | 條件必選（Member's Status為 “N” 且無中文名時） | 英文姓氏，允許符號（如 “-”、“,”）。 | 【員工】-【個人資料】-“姓（身份證）” | Lee |
Given Name (English)/名字（英文） | String (100) | 條件必選（Member's Status為 “N” 且無中文名時） | 英文名字，若僅有一個詞則填入姓氏，名字留空。 | 【員工】-【個人資料】-“名（身份證）” | Chee Hynn Aiden |
Surname (Chinese)/姓氏（中文） | String (50) | 條件必選（Member's Status為 “N” 且無英文名時） | 中文姓氏，允許符號（如 “-”、“,”）。 | 留空 | 李 |
Given Name (Chinese)/名字（中文） | String (50) | 條件必選（Member's Status為 “N” 且無英文名時） | 中文名字，若僅有一個詞則填入姓氏，名字留空。 | 留空 | 子軒 |
Date of Joining the Scheme/參加計畫日期 | YYYYMMDD | 條件必選（Member's Status為 “N” 時） | 員工加入強積金計畫的日期。 | 【保險福利】-【檔案】-【檔案詳情】-“計畫開始日期” | 20121231 |
Date of Birth/出生日期 | YYYYMMDD/YYYYMM/YYYY | 條件必選（Member's Status為 “N” 時） | 出生日期，按身份證 / 護照填寫： - 完整日期（YYYYMMDD） - 年月（YYYYMM） - 年份（YYYY） | 【員工】-【個人資料】-“生日” | 19710212 或 197102 或 1971 |
Member Class/成員組別 | String (50) | 條件必選（新員工加入自願供款時） | 成員類別，用於定義自願供款的歸屬比例（Vesting Scale）。 | 【保險福利】-【檔案】中增加的新字段“成員組別”(Member Class) | Manager |
Commencement Date for Vesting Entitlement/享有歸屬權益生效日期 | YYYYMMDD | 條件必選（成員加入自願供款且服務定義由僱主決定時） | 自願供款歸屬權益的起始日期（如入職日期或特定日期）。 | 保險福利】-【檔案】中增加的新字段“享有歸屬權益生效日期”(Commencement Date for Vesting Entitlement) | 20121231 |
Employee Type/受僱類型 | String (11) | 條件必選（Member's Status為 “N” 時） | 新員工類型： - NEW：新員工 - INTRA_GROUP：集團內轉移 - EXEMPT：豁免人士 - EXPATRIATE：外籍員工 | 【員工】-【個人資料】-“身份證/護照號碼”是Passport時，填寫“EXPATRIATE”（外籍員工）；
【保險福利】-【檔案】-【檔案詳情】中打開了“豁免人士”，填寫“EXEMPT”（豁免人士）
其他情況均填寫“NEW"
優先順序：“EXEMPT”→”EXPATRIATE”→“NEW" | NEW |
Previous Date of Employment/前一次受僱日期 | YYYYMMDD | 條件必選（員工類型為INTRA_GROUP時） | 前一次受僱日期。 | 留空 | 20121231 |
Visa Issue Date/簽證簽發日期 | YYYYMMDD | 條件必選（員工類型為EXPATRIATE時） | 外籍員工簽證簽發日期。 | “Employee Type”為”EXPATRIATE”時 必填。【員工】-【個人資料】-新增加的字段“簽證簽發日期” | 20121231 |
Email Address/電郵地址 | String (100) | 條件必選（Member's Status為 “N” 且無手機號時） | 員工電子郵箱。 | 【員工】-【個人資料】-”個人電郵“ | |
Mobile No. (Country Code)/手機號碼（國家代碼） | String (10) | 條件必選（Member's Status為 “N” 且無郵箱時） | 手機號碼（國家代碼） | 【員工】-【個人資料】-”電話號碼“前一欄區號 | 852 |
Mobile No./手機號碼 | Numeric (15,0) | 條件必選（Member's Status為 “N” 且無郵箱時） | 手機號碼 | 【員工】-【個人資料】-”電話號碼“後一欄號碼 | 29180102 |
第四部分 終止受僱資料
當僱員的“成員狀態”（Member Status）為“T”時，“終止受僱資料”部分需要根據字段的條件必須填寫。在下一次供款時，“成員狀態”由“T”變為“N”時，“終止受僱資料”部分的資訊需要留空。
字段名稱 | 格式 | 條件 | 定義 | 系統內取值邏輯 | 示例 |
Last Date of Employment/最後受僱日期 | YYYYMMDD | 條件必選（會員狀態為 “T” 時） | 員工的最後工作日期。 | 【員工】-【僱傭及薪酬資訊】-”離職日期“ | 20121231 |
Reason of Termination/離職理由 | String (15) | 條件必選（會員狀態為 “T” 時） | 必須依照以下離職原因代碼： 1.RESIGN：辭職 2.RETIRE：退休 3.EARLY_RETIRE：提前退休 4.DEATH：死亡 5.ILL_HEALTH：健康原因 6.TOTAL_INCAP：完全喪失工作能力 7.REDUNDANCY：裁員 8.LAID_OFF：遣散 9. DISMIS：解僱10.SUM_DISMISS：即時解僱 11.WRONG_ENROL：錯誤登記 12.INTRA_GROUP_TRF：集團內轉移 13.CONTRACT_END：合約到期 | 【員工】-【僱傭及薪酬資訊】-”離職原因“ | RESIGN |
Long Service Payment/Severance Payment
長期服務金/遣散費 | String (1) | 條件必選（會員狀態為 “T” 且僱主申請抵扣時） | 申請類型： - L：長期服務金（需滿足服務年限≥5 年且離職原因為DEATH：死亡、DISMIS：解僱、CONTRACT_END：合約到期、ILL_HEALTH：健康原因或RETIRE：退休） - S：遣散費（需滿足服務年限≥2 年且離職原因為REDUNDANCY：裁員或LAID_OFF：遣散） | 離職原因為”Death“、”Dismissal“（新）、”End of Contract“（新）、”Ill-Health“（新）或”Resignation“（新），並且離職日期所在月份的【供款記錄】中的“長期服務金”不為0，則填寫”L“；
離職原因為”Redundancy“（新）或”Lay off“，且離職日期所在月份的【供款記錄】中的“遣散費”（Severance Payment）不為0，則填寫”S“；
特殊情況：如果薪酬專案”Long Service Payment“和”Severance Payment“都不為0，則根據”離職原因“進行判斷。
如果薪酬專案”Long Service Payment“和”Severance Payment“都為0，則留空
| L |
附錄二 特殊情況下的MPF報告生成規則
| 情景1：僱員在當月中某一天剛滿18歲或滿65歲 |
處理規則 | 僱主提交供款時，Relevant Income, EE/ER MC/VC按整月的金額提交數據，eMPF平臺會按比例做出處理。因此在生成eMPF供款記錄時，將不會按比例計算剛滿18歲或65歲僱員的Relevant Income, EE/ER MC/VC。 |
| 情景2：僱員僱傭未滿60天 |
處理規則 | 一般無需立即作出供款，不需要在當月的供款報告和供款明細中出現 |
示例 | 僱員2024年6月12日入職，在6月和7月的供款報告和供款明細中，因為僱員還未被僱傭滿60天，因此無需立即作出供款。 |
| 情景3：僱員當月剛受僱滿60天 |
處理規則 | 當月供款數據以及之前僱傭未滿60天的月份的供款數據在同一報告中分不同記錄行進行提交。“Member Status/成員狀態”均為N，均需填寫“新僱員資料”的資訊部分。 |
示例 | 僱員Chan Ka Cheung於2024-12-07入職，新員工工資運行的相關收入為24193.55；未加入VC（自願性供款）。基本工資為30000。
在2025-01-10之前，僱主無須為僱員立即供款，而需在僱員受僱滿60天當月，將當月連同之前未入職滿60天的月份的供款一併提交 |
| 情景4：僱員在同一個月內離職再入職 |
處理規則 | 當月供款只包含【保險福利】-【檔案】-【供款記錄】中“成員狀態”為“T”的供款記錄數據。重新入職後的供款數據在新僱傭期滿60天的供款週期月份中進行提交。因此這個月內離職供款部分和再入職後的供款部分是分開提交的。 而為了實現這種提交方式，建議僱員重新入職時，如果無需記錄僱員上一次僱傭期間的歷史數據，則給這位僱員在係統中建立新的信息檔案，以分開同一個月的兩段供款金額。 |
示例 | 員工Chan Ka Cheung（陳家祥）於2024-11-10離職，無長期服務金/遣散費，離職算薪中的相關入息為9000，EE MC, ER MC = 450；未加入VC。離職時，基本工資為27000。該離職算薪在【保險福利】-【檔案】-Chan Ka Cheung的【供款記錄】中生成“成員狀態”為“T”的週期在2024年11月的供款記錄數據。
而後Chan Ka Cheung（陳家祥）於同月2024年11月21日重新入職，新員工算薪中相關入息為10000；未加入VC。基本工資改為30000。該算薪在【保險福利】-【檔案】-Chan Ka Cheung的【供款記錄】中另外生成“成員狀態”為空的週期在2024年11月的常規供款記錄數據。
提交離職月份11月的供款數據時，僅提交週期是2024年11月的“成員狀態”為“T”供款數據，即Relevant Income = 9000；EE MC, ER MC = 450
2024年11月21日重新入職後，11月21日-11月30日之間的供款需要在僱傭剛滿60天的1月的供款記錄中按“New”的僱員狀態提交，屬於另一段僱傭期開始。 |