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如何設定假期類型,假期規則
如何設定假期類型,假期規則

「假期類型」簡單來說,就是僱員能享受的所有假期種類,這是設定的第一個內容。「假期規則」簡單來說,就是公司如何給予僱員應得假期權益的規則和方法。

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作者:Workstem CS
一週前已更新

「假期類型」簡單來說,就是僱員能享受的所有假期種類,這是最先要進行設定的內容。

系統已內置最常用的10種假期類型:工傷假、全薪病假、補休假、侍產假、病假、分娩假、婚假、無薪假、年假和連續性病假。

注意⚠️:這裏的假期類型名稱是中文還是英文,是由「公司」> 公司信息 > 預設數據語言決定的。如果預設語言為中文,這裏的假期類型名稱則顯示中文;如果是英文,那假期顯示名稱都會是英文,所以這裏可以根據你的習慣做調整。

公司 - 預設數據語言:

預設語言為中文:

預設語言為英文:

如果你的公司有一些假期類型是系統中沒有的,你可以透過「新增類假期類型」補充進來。

操作步驟:

點擊右上角的「新增類型」> 「新增-假期類型」頁面完善相關設定 > 按一下「保存」按鈕。

相關設定詳細說明:

  1. 假期名稱:自定義名稱。這是幫助自己判斷是何種假期,支援中英文輸入。

  2. 假期簡稱:需要英文字母縮寫,幫助系統標示該假期類型。

  3. 假期計算單位:可以選擇這個假期是按天還是小時計。

  4. 帶薪休假:僱員申請這個假期是屬於有薪假還是無薪假。如果是有薪假,打開這個開關成藍色;如果是無薪假,則關閉這個開關成灰色。注意⚠️:這裏的設定,會影響薪酬計算的結果。設定了無薪的假期類型,僱員請假後,系統在計薪時會自動扣薪。如果你同時使用我們的薪酬模塊,這裏的設定需要保證完全準確。

  5. 僱員可申請假期:打開成藍色,代表僱員可以申請該假期;關閉成灰色,代表該假期類型僅HR可見和可操作。

  6. 假期額度計算方法:計算方法主要有以下五大類

  • 無上限假期:沒有特定額度的假期類型,如「無薪假」,工傷假等

  • 一次性假期:系統只會在僱員入職時生成一次額度(不會定期按月或按年自動生成額度)的假期類型。這種計算方式適用於如產假,婚假,侍產假,補休假,陪審員假等類型

  • 按年資調整假期:這種計算方式支援假期額度逐年遞增的類型,如年假

  • 按年或月固定配額假期:適用於公司給予僱員額外的假期福利,比如帶薪病假,生日假,公司紀念日等,每月/每年有一個固定的額度

  • 連續性病假: 僅適用於連續性病假的計算,系統根據香港法規設定了固定的額度生成規則,無法手動修改

注意 ⚠️:

  • 對於如病假等特殊假期的詳細設定,可以參考特殊假期類型的設定。

  • 這裏只是設定假期類型的基本資料,額度生成需在假期規則内做進一步設定。

  • 系統內置的10種假期類型設定可能跟你實際使用情況不符,需要根據你的公司政策逐個檢查,調整適合你公司政策的相應設定。

添加或調整完所有適用的假期類型後,便可開始設定第2步:確定假期規則。

假期規則設定必讀

「假期規則」簡單來說,就是公司如何給予僱員應得的假期權益。假期規則的設定可以實現不同僱員享有不同類型的假期,以及同類型假期享有不同的額度等。

系統內置了一個假期規則模板,可以直接進行編輯修改,節省時間。你還可以新建多個假期規則。 假期規則的設定一共有5個步驟:

  1. 設定規則名稱

  2. 設定工作日,標準工作時數和公眾假期類型

  3. 核對公眾假日

  4. 添加假期類型和設定額度生成規則

  5. 核對及完成假期規則設定

要準確完成一套規則的設定,是需要花費不少時間的。考慮到這一點,系統在每一步都提供了默認選項,目的是讓你能在幾分鐘內完成一個規則的創建,再返回進行每一步的具體設定。

假期規則的5個步驟詳細說明:

第1步

設定規則名稱:這裏方便你在有多個假期規則下,快速區分不同的規則。在假期規則設定界面,點擊右上角的「新增規則」,在彈出的頁面輸入「規則名稱」,按一下「確定」。

第2步

在規則管理頁面,設定工作日、每日工作小時數和公眾假期類型。設定完成,點擊下一步。

  • 工作日設定:方便系統在僱員請假時判斷當天屬於工作日,還是休息日,是否扣除假期額度

  • 每日工作小時數:通常按標準的8小時計算

  • 公眾假期:選擇 Hong Kong Public Holidays(如果該規則是用非香港地區的僱員,可以選擇其他地區或自定義假期)

第3步

進入核對公眾假期頁面,系統自動生成本年的公眾假期日曆。對公眾假(銀行假)和法定假(勞工假)做了標識。首次創建假期規則時,建議先使用默認設定,點擊右上角「下一步」完成規則設定後,再回到該頁面進行詳細的修改。

對該頁面的內容進行修改需要注意的事項:

系統每一年都會自動根據香港法規,更新公眾假期日曆表。如果你公司不需要某個內置的假期,你可以直接取消勾選框,該假日便不會生效。

如果還需添加其他假日,可按左下角的「添加假日」,在彈出的「新增-公衆假期」界面,輸入假期名稱、類型、日期,按「保存」來進行自定義操作。

假日的新增和修改,僅限本年度內有效,下一年需重新調整和設定。

第4步

確定好公眾假期日曆正確後,點「下一步」進入假期類型添加的界面。系統內置的假期規則模板,已經幫你將10種假期類型添加進來,你只需要逐個查看,進行額度規則設定。

如果是全新建立的一個新假期規則,此頁是空白沒有數據的,需要進行添加設定操作。

針對如何在該頁面添加假期類型和設定額度規則,我們在下一篇文章中為你準備了詳細說明。

第5步

這是添加假期規則的最後頁面 - 規則總覽,幫你核對假期規則的基礎設定。點擊「完成」就生成了一條新的假期規則。你還可以透過「上一步」按鍵回到之前的步驟做修改。

最後提醒⚠️:只有在第5步點擊「完成」,假期規則才能生成。生成後可以隨時回到任意頁面做修改。如果不點擊完成,由於某種原因中斷了假期規則的建立,之前設定的數據都有可能會消失。所以我們強烈推薦,先按照系統默認設定,快速建立一條假期規則。然後再回到每一個頁面,根據實際情況分階段做具體的設定。

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